La presencialidad no es por sí misma buena o mala. Si se la utiliza de manera correcta puede convertirse en una herramienta muy útil, pero también se la puede desaprovechar y transformarla en una verdadera pérdida de tiempo.
Por ejemplo, un líder de un equipo de trabajo decide aprovechar el día en la oficina para juntarse con sus colaboradores y charlar sobre temas importantes. Pero su primera actividad del día es un Zoom y aunque puede ver a todas las personas conectadas, no sabe si la mitad de ellos están allí porque tienen sus cámaras apagadas. Empieza a hablar, trata de poner el foco en los que lo miran desde el otro lado y busca un feedback que no siempre recibe. Se da cuenta que alguno de ellos está escribiendo. ¿Estarán tomando nota de lo que está diciendo o simplemente deben estar respondiendo un mail de los que le quedaron el día anterior?
Entonces piensa si no debería haber decidido que todos vayan a la oficina para mantener esa reunión y recuerda que dos miembros de ese grupo no podían estar presentes. La reunión termina en tiempo y forma, entonces prepara la reunión presencial que había planeado, pero uno de los colaboradores está en una “call” con un cliente y la charla se pospone.
Realiza algunos trabajos y sin darse cuenta ya le quedan sólo diez minutos para la próxima call, que también será por videoconferencia. Su agenda de presencialidad en la oficina de repente se convierte en un amontonamiento de las reuniones virtuales.
Muchos se pueden sentir identificados con esta situación. Muchas veces se busca cierta presencialidad para realizar reuniones pero es difícil coordinar con los demás. Así pasa el tiempo y se suele perder de vista lo valioso que es ir a la oficina para conectar con el resto del equipo, para generar espacios para construir relaciones de confianza que ayudan a elaborar equipos más eficientes y de alto desempeño.
Para un líder no sólo es central no perder el tiempo en la oficina, sino que es muy importante aprovechar las virtudes de la presencialidad. Sin ser muy exhaustivos, estos son algunos tips a tener en cuenta a la hora de armar una agenda de trabajo presencial.
No agendar reuniones virtuales el día que se va a la oficina. Mucho menos si son miembros del mismo equipo.
Coordinar con el equipo la ida a la oficina el mismo día y no se agenden reuniones virtuales durante ese día.
Establecer que las reuniones presenciales tengan un “check In” obligatorio, donde los primeros diez minutos de la reunión no se hablen de temas de trabajo, sino de temas relacionados a la vida personal.
Dejar quince minutos entre reunión y reunión para poder coordinar las cosas que quedaron de la reunión anterior y poder responder algún mail o mensaje urgente que llegue entre reuniones.
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