Este ensayo se basa en una conversación con Alexis Haselberger, una entrenadora de productividad y gestión del tiempo de 41 años que vive en San Francisco, California. Se ha editado para que sea más extenso y claro.
Como coach de gestión del tiempo y productividad, entreno personas que tienen muchas responsabilidades en el trabajo, además de una vida plena fuera de él.
La mayoría de la gente acude a mí con el mismo problema. No están seguros de cómo conseguir que lo «urgente» deje de desplazar a lo «importante». Se sienten atrapados en el modo reactivo sin el tiempo necesario para centrarse en el trabajo estratégico.
Pasé los primeros 15 años de mi carrera dirigiendo operaciones y recursos humanos en varias empresas emergentes en fase inicial. Había mucho más que hacer que gente para hacerlo y el agotamiento era galopante. Por eso, empecé a desarrollar estrategias para mejorar la productividad en el trabajo y en mi vida personal. Desde que empecé mi empresa de gestión del tiempo en 2018, he enseñado a más de 77,000 personas. Entre ellos empleados de empresas como Google, Lyft, CapitalOne y Workday. Les ayudo a tomar el control de su tiempo a través de mi coaching, talleres y cursos online.
Aquí hay algunas estrategias que uso con mis clientes que pueden beneficiar a las personas a mejorar su gestión del tiempo:
1. Deja de confiar en la memoria
Mucha gente gasta mucho tiempo y energía simplemente tratando de recordar lo que tiene que hacer. Tenerlo todo en la cabeza no solo es estresante, sino también ineficaz. Esto porque acabas reaccionando a lo que tienes delante (sin tener en cuenta la importancia) o utilizando la emoción para priorizar.
En su lugar, una de las primeras cosas que enseño es a utilizar una aplicación de tareas. Así, puedes capturar todo lo que dé vueltas en tu cerebro —trabajo y personal— y puedas utilizar tu cerebro para centrarte en la tarea que tienes entre manos. También te permite priorizar con toda la información, en lugar de con lo que es prioritario en ese momento.
Mi aplicación de tareas favorita para particulares es TickTick. Es la que recomiendo con más frecuencia pues es fácil de usar, gratuita y se sincroniza entre plataformas y dispositivos. Sin embargo, si vas a poner a todo tu equipo o empresa en una plataforma de gestión de tareas compartida, creo que Asana es la mejor opción para tu dinero.
Recientemente, empecé a trabajar con un líder de ingeniería en una de las principales compañías de automóviles. A las pocas semanas de empezar a utilizar una aplicación de tareas me dijo que había sido un verdadero cambio.
Antes de implementar la aplicación de tareas, utilizaba su correo electrónico como una lista de tareas. Esto significaba que sus acciones se guiaban por las prioridades de otras personas y por lo que aparecía en su correo electrónico. Ahora utiliza su tiempo para sus mayores prioridades, delegando el trabajo que podría hacer otra persona; mientras, su bandeja de entrada es una mera entrada de tareas, no el motor de sus acciones.
2. Procesa tus comunicaciones por lotes y silencia las notificaciones
Una de las mayores fuentes de frustración para muchos de mis clientes es el interminable flujo de correos electrónicos y mensajes de Slack. Según un estudio clásico sobre interrupciones y distracciones, cuando somos interrumpidos por pings y dings, tardamos 23 minutos en volver a centrarnos en lo que estábamos haciendo.
Cuando tienes las notificaciones a todo volumen, te encuentras constantemente en una lucha por concentrarte y hacer las cosas. Incluso si desactivaste las notificaciones, la persona media revisa el correo electrónico más de 15 veces al día.
La gran mayoría de mis clientes revisan su mail más cuando empiezan a trabajar conmigo, incluso si tienen las notificaciones desactivadas; con las notificaciones activadas, a menudo están revisando el correo electrónico literalmente cada vez que reciben una. En promedio, la gente recibe unos 120 correos electrónicos al día.
Se necesita práctica para cerrar intencionalmente el correo cuando no lo ocupas activamente. Mucha gente se da cuenta de que, incluso con las notificaciones desactivadas, si lo tienen abierto en una pestaña y pueden ver ese pequeño número rojo, tienen el impulso de revisar muchas, muchas veces al día.
En cambio, pido a mis clientes que prueben dos estrategias: En primer lugar, desactivar esas notificaciones porque, de todos modos, nadie confía en la comunicación escrita en una verdadera emergencia. En segundo lugar, procesar las comunicaciones por lotes. Es decir, verificar el correo electrónico y Slack juntos entre dos y cuatro veces al día, dependiendo de su función laboral o de la cultura de la empresa, acercándose lo más posible a cero cada vez, y mantener el correo electrónico cerrado.
La gran mayoría de mis clientes comienzan a ahorrar alrededor de 30 a 60 minutos por día tan pronto como implementan estas estrategias, y son más receptivos que cuando revisan constantemente.
3. Revisa tu calendario con regularidad
La mayoría de las personas tienen demasiadas reuniones y no disponen de suficiente tiempo para pensar estratégicamente. De hecho, mi primer cliente, un líder de Google, tenía más de 40 horas semanales de reuniones recurrentes en su calendario cuando empezamos a trabajar juntos. No es de extrañar que estuviera tan estresado.
Una de las primeras cosas que hicimos juntos fue una auditoría de reuniones. Examinamos todas sus reuniones y utilizamos las «5 R»:
Reflexionar: Decidimos una serie de criterios que se requerirían para mantener una reunión permanente en su calendario, y luego examinamos cada una de las reuniones de forma crítica. Si no estás seguro de qué reuniones merece la pena mantener durante unas semanas; si cada vez que vas a una reunión, no es un buen uso de tu tiempo o del de la empresa, cambia el color a gris. Así podrás mirar hacia atrás durante unas semanas y determinar qué reuniones deben ser recortadas o modificadas de su forma actual.
Eliminar (Remove en inglés): Basándose en la reflexión, mi cliente determinó qué reuniones podía cancelar por completo o simplemente quitarse de ellas. A veces, puede enviar a otra persona en su lugar o leer las notas de la reunión.
Reducir: En las reuniones restantes, mi cliente redujo la duración o la frecuencia cuando fue posible.
Reorganizar: Una vez que se aseguró de que las reuniones correctas estaban en el calendario, las reorganizó para que su calendario se pareciera menos a un queso suizo y tuviera mayores bloques de tiempo abiertos para el resto de su trabajo. Esto le permitió pasar de no hacer casi nada de trabajo estratégico en una semana a unas pocas horas a la semana, lo que supuso una enorme diferencia en su impacto.
Repite: Y por último, las reuniones son aditivas: que hayas hecho una auditoría una vez no significa que hayas terminado. Añade una tarea a tu aplicación de tareas para realizar una auditoría de reuniones cada seis meses más o menos para mantener tu calendario controlado y asegurarte de que tus reuniones reflejan tus prioridades.
Este cliente en particular también tuvo un resultado bastante sorprendente: Su jefe de recursos humanos se le acercó un día en el pasillo y le preguntó cuál era su secreto. Quería saber cómo era mucho más eficaz que otros líderes de su nivel que tenían la misma responsabilidad. Él le dijo que se debía a las estrategias y prácticas de gestión del tiempo en las que habíamos trabajado juntos.
4. Cambia las notificaciones de reuniones por defecto a 2 minutos antes
Ya mencioné el enorme impuesto a nuestra productividad que causan las notificaciones, pero no todas las notificaciones son malas. De hecho, las notificaciones de reuniones son cada vez más importantes en un mundo virtual e híbrido en el que no tenemos las mismas señales visuales de ver a otros a nuestro alrededor levantarse y dirigirse a la sala de conferencias.
Sin embargo, el problema de las notificaciones de reuniones es que están configuradas, por defecto, para 10 o 15 minutos antes de la reunión. Esto es demasiado tiempo. Por lo general, te interrumpen de lo que estás haciendo y luego te encuentras perdiendo 10 o 15 minutos, y tal vez perdiendo la noción del tiempo de todos modos al meterte en algo nuevo, y llegando tarde.
En lugar de eso, configura la notificación a dos minutos antes de la reunión. Es el tiempo justo para terminar lo que estás haciendo sin empezar con otra cosa. Esto puede parecer un pequeño truco, pero piensa en la cantidad de reuniones que tienes cada día y en el tiempo que nos roban esas notificaciones. Este sencillo consejo puede suponer una mejor gestión del tiempo y la recuperación de una hora o más de tiempo productivo cada día.
5. Pasa del modo reactivo a la planificación proactiva
Dedicar 10 minutos hoy a hacer un plan para mañana es una de las estrategias más poderosas que tenemos a nuestra disposición para mejorar nuestra gestión del tiempo. Nos permite pasar de ser reactivos —donde el día se siente como si solo te pasara a ti— a ser verdaderamente proactivos, dirigiendo tu día de acuerdo con tus objetivos y prioridades.
Una ventaja añadida es que tener un plan te permite evaluar mejor los elementos que llegan. En lugar de hacer algo solo porque aparece en tu correo electrónico, compararás ese elemento con lo que habías planeado para el día y establecerás las expectativas de la línea de tiempo en torno a ese elemento entrante o cambiarás tu plan para el día. Separar la planificación del trabajo de esta manera puede hacer que pases de estar «ocupado» a ser «realmente productivo».
Una de mis clientes, una empresaria y comediante, me dijo que empezar este proceso de planificación al final de su jornada laboral para el día siguiente evitó que se despertara con esa sensación de «¡Oh, mierda!» que no sabes lo que te depara el día, ni si serás capaz de manejarlo. En su lugar, sabía lo que tenía en la agenda y que solo se había dado a sí misma lo que podía lograr. Más productividad, mucho menos estrés.
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