Es casi seguro que en algún momento de tu vida hayas tomado una clase de administración de tiempo, hayas leído algún libro sobre el tema o hayas tratado de usar algún tipo de calendario para organizar tu día y ordenar tus prioridades. ¿Por qué con todos estos dispositivos e información todavía sientes que no puedes completar lo que tienes pendiente?
La respuesta es simple. Todo lo que aprendiste sobre el manejo del tiempo es una completa pérdida de tiempo y no funciona. Antes de que comiences a administrar el tiempo, debes comprender lo que es. El diccionario lo define como “el punto o periodo en el que las cosas pasan”. Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj y el tiempo real. En el primero hay 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Cuando alguien cumple 50 son exactamente 50 años, ni más ni menos.
En la realidad, todo el tiempo es relativo. El tiempo vuela o lo arrastras dependiendo de lo que haces. ¿Qué tiempo describe el mundo en el que realmente vives, el tiempo real o el del reloj?
La razón por la que los dispositivos para administrar el tiempo no funcionan es que estos sistemas están diseñados para manejar el tiempo del reloj. Vives en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela cuando te estás divirtiendo o que arrastras cuando estás realizando trámites aburridos.
La buena noticia es que el tiempo real es mental. Tú lo creas y todo lo que creas puedes manejarlo. Es tiempo de remover cualquier auto sabotaje o auto limitación que tengas alrededor de “no tener suficiente tiempo” o de no ser “el momento correcto” para comenzar tu negocio o manejar el actual apropiadamente.
Hay tres formas de pasar el tiempo: pensamientos, conversaciones y acciones. Sin importar qué clase de negocio que tengas, tu trabajo estará compuesto de estas tres cosas. Como emprendedor, serás interrumpido frecuentemente o llevado a diferentes direcciones. Aunque no puedas eliminar las interrupciones, sí puedes decidir cuánto tiempo pasas en esas cosas y cuánto pasarás en los pensamientos, conversaciones y acciones que te llevarán al éxito.
Practica las siguientes técnicas para dirigir tu propio tiempo:
1. Ten un horario y apunta todos tus pensamientos, conversaciones y actividades por una semana. Esto te ayudará a saber cuánto puedes hacer durante el curso del día y qué haces con tu tiempo. Podrás observar cuánto tiempo realmente gastas produciendo resultados y cuánto pierdes en pensamientos, conversaciones y acciones improductivas.
2. Cualquier actividad o conversación que es importante para tu éxito debería tener cierto tiempo asignado. Las listas de pendientes toman más tiempo y mucho más cuando no se pueden terminar. Los libros de tareas funcionan. Planea tus citas y crea bloques de tiempo para los pensamientos, conversaciones y acciones más importantes. Ten la disciplina necesaria para completar estos pendientes.
3. Pasa por lo menos el 50 por ciento de tu tiempo con los pensamientos, actividades y conversaciones que te den más resultados.
4. Dentro de tu planeación, incluye tiempo en el que seguramente serás interrumpido.
5. Tómate los primeros 30 minutos del día para organizar tu día. No empieces hasta que completes tu plan.
6. Tómate cinco minutos antes de cada llamada y tarea para decidir el resultado que quieres obtener. Esto te ayudará a visualizar el éxito antes de que empieces. Además, hará que el tiempo se pase más lento. Tómate cinco minutos después de cada cosa para determinar si alcanzaste los resultados deseados.
7. Pon un letrero de “no molestar” cuando de verdad debas cumplir con tu trabajo.
8. Practica no contestar el teléfono sólo porque está sonando y los emails sólo porque te lleguen. No les des a las personas tu atención absoluta a menos que sea muy importante para tu negocio. En lugar de eso, planea tu tiempo para responder.
9. Bloquea distracciones como Facebook y otras redes sociales a menos que las uses para tu empresa.
10. Recuerda que es imposible terminar todo. También, que las probabilidades son que el 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan el 80 por ciento de tus resultados.
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