Planificar un evento corporativo exitoso no es una tarea sencilla, ya que va a requerir de mucho esfuerzo, inspiración y creatividad. Sin embargo, no es una actividad imposible de hacer.
Además, seguir las recomendaciones correctas puede ayudar a ahorrar tiempo y hasta recursos que son probables de destinar para otras áreas. Por eso, aquí se van a detallar 10 de los mejores consejos para que cualquier evento corporativo resulte exitoso.
1- Descubrir las metas
El primer paso para planificar un evento corporativo es determinar los objetivos para alcanzar el éxito. Vale la pena hacer estas preguntas para descubrir las metas:
¿Qué esperan quienes lideran el evento?
¿Qué puede hacerlos pensar que la organización fue óptima?
¿Se espera premiar el apoyo de los empleados?
¿El evento es para anunciar un nuevo producto o servicio?
2- Crear un plan inicial
Tras conocer los objetivos del evento corporativo, es fundamental planificarlo con sumo cuidado. Para ello, se puede empezar por crear un plan resumido con la información más importante. Por ejemplo, es posible incluir lo siguiente:
Mensajes a compartir
Temática del evento
Métricas que se esperan medir
Cantidad de asistentes
Formato del evento
3- Conocer el panorama general de la empresa
Para planificar un evento con éxito es importante entender cierta información sobre la empresa. Por ejemplo, es importante conocer los siguientes datos corporativos:
Misión
Valores corporativos
Objetivos a corto, mediano o largo plazo
La idea es que el planificador tenga una buena idea de la historia del evento para transmitir el mensaje correcto al organizar el ambiente general.
4- Elegir la fecha con cuidado
Es imperativo no hacer los eventos en fechas cercanas a otras festividades, ni durante las vacaciones. Al respecto, se deben tener presente estos aspectos para elegir el mejor día:
Tener una fecha principal y otra de respaldo
Considerar la disponibilidad de los invitados
Considerar las condiciones climáticas (sobre todo si es al aire libre)
Verificar la disponibilidad del lugar elegido
5- Definir el lugar
Tras saber la razón por la cual se va a llevar a cabo el evento, es importante definir el lugar y los servicios a usar. En ese caso, se deben considerar estos aspectos:
Presupuesto
Número de visitantes
Ubicación
Disponibilidad
Logística
6- Considerar el equipamiento y los servicios
Se deben estipular los equipamientos y servicios requeridos, según la temática de la reunión corporativa. Por ejemplo, si se va a hacer al aire libre y durante el día, podría venirte bien contar con carpas para eventos para evitar la exposición al sol; pero si es de noche, basta con alquilar un lugar cerrado.
7- Enviar las invitaciones a tiempo
Es importante comunicar el evento a tiempo para que los asistentes también se puedan organizar. Para ello, la invitación formal debe contener esta información:
Código de vestimenta
Título del evento
Fecha, hora y lugar
Datos de contacto
8- No olvidar un plan B
Es importante mantener disponible un plan B en caso de que el diseño original falle. Esto es útil para situaciones de emergencia y resolver en caso de que no haya mucho tiempo, pero sí como para pensar sobre la marcha.
9- Organizar el transporte y alojamiento
Parte de una planificación exitosa es no olvidar los detalles que importan. Por ejemplo, es posible que muchos de los invitados no tengan como trasladarse al lugar planteado para el evento o que ni siquiera vivan cerca. Por eso, es importante establecer un servicio de transporte y alojamiento para que cualquiera lo pueda aprovechar.
10- Usar una lista de verificación
Con ayuda de una lista de verificación es posible comprobar sobre la marcha que todo va excelente y se cumplen con los estándares establecidos. Este listado puede incluir lo siguiente:
Materiales a usar
Fecha del evento
Tema del evento
Lugar para el evento
Servicio de catering
Configuración audiovisual
Programa de eventos
Transporte
Alojamiento
Seguridad
En esta lista se pueden incluir comentarios importantes, por ejemplo, especificar los materiales a usar, como una carpa de aluminio o de cualquier otro material, mesas y sillas, centros de mesa, utensilios de cocina, decoraciones generales y mucho más.
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